délais d'encodage des prestations par la Smart

gepubliceerd op 2-2-12 om 08h39 - Een misbruik signaleren

Bonjour à tous,

Tout d'abord un grand merci à toute les équipes de SMart pour leur dévouement et leur travail de qualité qui nous permet un confort certain depuis maintenant une dizaine d'années.

J'aimerais comprendre ce qui motive des délais souvent particulièrement longs (parfois plus de dix jours ouvrés) quand SMart doit valider un contrat lié à une activité( bon de commande, prestation) et qui a été déposé ( boite au lettres ou fax) en temps et en heure aux services concernés de la SMart.

Je m'explique; en tant qu'administrateur d'une activité SMart (un projet), je suis amené à rendre régulièrement des documents signés ( prestations, bons de commandes) qui sont liés d'une part aux revenus do mon activité ( l'argent qui rentre) et aux "salaires" éventuels que celle-ci peut générer.

Il est particulièrement handicapant de ne pouvoir compter sur un suivi rapide quand il s'agit par exemple de pouvoir s'assurer qu'un bon de commande renvoyé à SMart signé et complété (expressément bien à l'avance), a bien été validé par cette dernière et qu'on peut dés lors compter avec certitudes sur le budget et les revenus génèrés.

Il est également particulièrement inconfortable de ne pouvoir compter sur une rentré d'argent rapide (en tant que prestataire), ou le paiement rapide d'un prestataire ( en tant qu'administrateur) quand il s'agit d'attendre qu'un document relatif à une prestation soit validé par SMart alors qu'il a expressément été renvoyé complété et signé dans un délais optimal.

Loin de moi l'idée de me plaindre ou de dénigrer le travail effectué par les équipes dévouées et motivées de chez SMart. Mais sincèrement; quand il s'agit d'assurer le suivi de sa propre activité et de générer des rentrées financières fiables et viables pour quelqu'un dont le "salaire" mensuel en dépend, cette situation est particulièrement gênante, voire problématique.

Pour résumer, je dirais que je trouve les délais entre le moment de dépôt d'un document dûment complété et signé et la validation de celui-ci, visible depuis mon interface "administrateur activité online" trop longs et handicapants.

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Mathieu Maron

gepubliceerd op 2-2-12 om 14h42 - Een misbruik signaleren

Bonjour Mathieu
Je précise avant de commencer que je travaille chez Smartbe.

Et donc, je dirais avant tout : un grand merci pour ton commentaire positif sur la qualité de notre travail et sur notre dévouement . Aah oui, ça fait vraiment plaisir de lire ce genre de commentaire.

Pour réagir à tes propos concernant le délai entre l’envoi et la validation des documents, je pense sincèrement que ton cas n’est pas généralisé et que de manière générale, les documents sont traités dans les 24 heures. Cela n’empêche pas que ton problème est réel et que je ne te répondrai jamais que tu es un cas isolé et que c’est pas de bol. Certainement pas !

Peut-être que si tu confies la gestion de ton projet à Smartbe, c’est parce que tu apprécies la manière dont nous travaillons, les valeurs de l’association et la tentative sans cesse renouvelée d’axer les rapports et le travail sur l’aspect humain, sur l’échange et sur la communication.
Bref, on se refuse à travailler de manière robotique et automatisée, ce qui est un choix et ce qui peut donner des situations comme celle que tu décris. A partir de là, parlons-en comme je te suggère de le faire avec ton gestionnaire d’activité qui a lu ton message et qui va prendre contact avec toi assez rapidement.

Toute personne qui rencontre un souci ou un couac dans la gestion de ses demandes peut nous appeler au 02 542 10 80 ou nous envoyer un mail. Notre accueil est ouvert tous les jours hors week-end de 9h à 17h.
Donc, des solutions existent clairement pour faire de ce que tu décris un vieux souvenir passé. Mais je laisse le soin à ton gestionnaire (qui est aussi mon sympathique collègue) de t’appeler et de régler ça avec toi.

Bonne journée

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Agora flow

gepubliceerd op 2-2-12 om 18h07 - Een misbruik signaleren

Rhah merci Jean-Christophe :) Normalement c'est plutôt les pages pour discuter entre membres... du coup j'étais un peu perdu et, en tant que webmaster, pas vraiment capable d'être assez précis (la question est très concrète, or je ne m'occupe plus beaucoup des contrats... mais surtout de smartagora)

Bref merci à vous deux, et si vous avez d'autres questions aussi techniques... n'hésitez pas sur le n° général ou par mail vers vos gestionnaires. :) Ici c'est surtout un forum 'libre' pour les membres et (un peu aussi) pour dialoguer avec les webmasters.

Mais bon, rien n'est interdit... donc merci JC d'avoir répondu.

nico (un des deux agoranomoi/webmasters)

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Agoranomios

gepubliceerd op 3-2-12 om 11h36 - Een misbruik signaleren

Merci à vous deux pour votre réaction rapide.
Preuve qu'il s'agit ici d'un forum vivant. :-)
Effectivement mon post n'a peut être pas tout a fait sa place ici puisqu'il s'agit plus d'une discussion entre ( l'heureux) affilié SMart que je suis, et l'association.

J'ai toutefois reçu une partie des réponses à mes questions. :-)
Et il est intéressant d'apprendre que ma situation n'est en principe pas une généralité.

J'ai de très bons contacts avec mon gestionnaire de projet que j'apprécie énormément, et ce dernier est toujours prompt et rapide à répondre avec sérieux à mes demandes et mes interrogations que cela soit par Email ou par téléphone.

Dans le cas présent, si je lui en fait la demande, il valide mes contrats aussi vite que son ombre.

Mais je préfère habituellement toutefois éviter de le déranger et de monopoliser de son temps pour des choses aussi basiques qu'une validation d'un document quel qu'il soit.

Et il est parfois dommage que le processus initialement prévu ( validation après dépôt ou envoi des documents complétés au secrétariat), ne soit, dans mon cas, pas toujours suivi des effets escomptés ( validation et visualisation de ce cette validation via mon interface en ligne).

Pour le reste, je maintiens toute ma reconnaissance ( si si !!) et mon intérêt pour les services de SMart qui sont rendus efficaces, dans un cadres toujours dynamique et sympathique grâce à toutes les personnes qui y travaillent et y collaborent.

ps: j'irai à l'occasion poster quelques commentaires sur ce que j'apprécie ou moins dans les interfaces et les aspects Web de smart)

Bonne journée également,

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Mathieu Maron

gepubliceerd op 21-2-12 om 18h44 - Een misbruik signaleren

Bonjour, enfin bonsoir, juste un petit mot pour Mathieux qui a une patience d'ange par rapport à mon "bombardement de questions", un grand merci et mtnt je suis enfin opérationnel.
Bonne semaine

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Luc Devillers

gepubliceerd op 3-7-12 om 14h07 - Een misbruik signaleren

Après plusieurs mois, aucun changement.

Email envoyé à SMARt ce matin:
___________________________________________________

"Madame Monsieur,

Je souhaiterais pouvoir rencontrer un responsable ou un conseiller à propos du problème qui m'occupe, ou du moins, avoir des explications à ce sujet.

Depuis maintenant prêt de 2 ans que j'ai ouvert mon activité ( activité: n°XXXXXX ), mes documents, tels qu'ils soient ( bons de commande, contrats liés à des prestations) sont systématiquement encodés par vos bureaux avec des délais inacceptables. ( parfois presque 4 mois entre le moment ou j'ai remis le contrat et le moment ou celui-ci apparaît comme validé dans mon module logiciel accessible en ligne)

Et ce malgré le fait que j'échine à chaque fois à rendre ces dossiers en temps et en heure dûment signés et complétés à vos services.

Cette situation est vraiment handicapante pour moi. Non seulement parce qu'elle m'empêche de pouvoir compter sur la certitude de l'engagement de mes donneurs d'ordres avant d'effectuer une prestation (quand il s'agit d'un bon de commande dont je ne sais toujours pas si smart l'a validé), deuxièmement parce qu'elle me met dans un situation particulièrement gênante vis à vis des prestataires que je fais intervenir dans mon activité, et qui reçoivent leur paiement parfois 5 mois après, au prix de plusieurs efforts ( malgré leurs contrats renvoyés avant la prestation), et enfin troisièmement pour mon cas personnel, quand il s'agit de fonds ou de salaires sur lequels je ne peux pas compter vu que je ne connais pas les délais approximatifs et dans mon cas extrêmement longs qui s'écouleront entre le renvois du contrat signé et sa validation par vos bureaux ( parfois 4 mois je le répète).

C'est d'autant plus préoccupant que cette situation ne s'applique pas dans les cas ou je suis prestataire lié à une autre activité.

J'ai choisi SMART pour ses services exceptionnels, pour la motivation et le travail dévoué de ses équipes, et à terme, je souhaiterais rapidement pouvoir déclarer la totalité de mes activités professionnelles par ce biais.
Mais honnêtement, dans l'état actuel, et vu cette situation, c'est tout bonnement invivable.
J'estime qu'en tant qu'affilié et à partir du moment ou chaque rentrée d'argent dans mon activité est prélevée à hauteur de 5% pour frais de fonctionnement; j'ai tout de même droit à ce que ces frais de fonctionnement "fonctionnent".

Car dans mon cas, je le répète, il s'agit finalement plutôt d'un prélèvement de 5% pour "frais de dysfonctionnement".

Je suis lassé de cette situation qui me fait perdre du temps.

Que dois je faire ?

Sincèrement vôtre,"

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Mathieu Maron

gepubliceerd op 3-7-12 om 16h50 - Een misbruik signaleren

Bonjour à tous et bonjour Mathieu

Je rappelle donc que je travaille chez Smartbe :-). Pour plus de précision par rapport à ce que tu as écrit ci-dessus, Mathieu :

Tu passes donc par un outil de gestion qui s'appelle "l'activité". Dans cet outil, les documents que tu encodes sont gérés par un gestionnaire Smart, bref, un conseiller de chez nous. Ce gestionnaire est aussi ta personne de contact, ton référent qui est là pour traiter tes documents mais également répondre à tes questions et résoudre les éventuels soucis que tu rencontrerais. Je pense donc que le gros problème que tu soulignes pour la deuxième fois en quelques mois doit être discuté avec lui.

Encore une fois, si problème il y a, une solution doit et va être trouvée. Mais je me permets une dernière précision : la meilleure manière de solutionner ce "dysfonctionnement" comme tu le nommes est de contacter directement ton conseiller. En tout cas, il va t'appeler très vite donc, reste près de ton téléphone :-)

Merci encore pour ta confiance et bonne journée

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Agora flow